Approfondimenti

Utilizziamo il Portale per consentire al cliente di monitorare i progetti

 

Spesse volte accade che vi sia la necessità di consentire al cliente il monitoraggio di un progetto, di alcune attività, delle ore impiegate per portare a termine alcuni task ecc…

Uno dei migliori strumenti di cui disponiamo in SimplERP e Odoo, per consentire all’utente di accedere ai documenti che lo riguardano, è sicuramente il Portale: da qui il cliente potrà accedere i propri preventivi, alle fatture, ai progetti e più in genere a tutti i documenti con cui condivisi.

Esistono numerosi metodi differenti per integrare le funzionalità del portale, ed in genere questi dipendono dal risultato che si vuole ottenere (possibilità da parte del cliente di intervenire nella gestione o nella creazione di attività, modifica delle tempistiche ecc...)

Vediamo in questo breve tutorial come configurare un accesso al Portale in sola lettura per il nostro cliente, in modo da consentirgli di verificare progetti e attività che lo riguardano.

Per prima cosa andiamo a creare l’utente con cui condivideremo il progetto:

1

 

Accertiamoci nell’ordine di:

1) inserire il nome utente

2) inserire l’indirizzo e-mail

3) rimuovere tutte le funzionalità

4) abilitare l’esecuzione delle attività e la stima delle tempistiche

5) abilitare l’accesso al Portale

Una volta salvato il nostro utente, il sistema ci restituirà un messaggio in cui ci dice di aver provveduto ad inviare un e-mail al cliente e ci riporta il link di accesso al portale per quel cliente.

Se volessimo testare l’accesso al portale, ricordiamoci di utilizzare un altro browser! All’apertura del link, il sistema chiederà al cliente di inserire una password:

2

 

Il portale si presenterà al cliente come in questa immagine:



3

 

Procediamo ora con l’inserimento di un progetto:



4

 

In questo caso abbiamo:

1) assegnato un nome al progetto

2) definito il progetto come “progetto interno”

3) stabilito una data di inizio e di fine del progetto

Una volta salvato il nostro progetto, andremo a condividerlo con l’utente appena creato:



5

 

… ed andiamo a compilare la scheda di condivisione:



6.png

 

1) decidiamo di condividere il progetto con utente

2) inseriamo un’eventuale messaggio per l’utente (gli verrà inviato via e-mail)

3) diamo un titolo la condivisione

4) definiamo la modalità di accesso per l’utente (sola visualizzazione oppure modifica)

5) aggiungiamo l’utente con cui vogliamo condividere il progetto

 


7.png

 

Abbiamo qui selezionato l’utente che avevamo creato.

Una volta salvata l’operazione di condivisione, ci si presenterà la seguente schermata di conferma della condivisione:



8.png

 

Andiamo a questo punto a vedere cos’è successo nella sezione “Progetti” del portale:



9.png

 

Il nostro cliente vede il progetto “Sviluppo modulo”, vede che non vi sono attività o problematiche aperte sul progetto, vede che non vi sono “ore lavorate” sul progetto e vede la scadenza.

Torniamo ora nella gestione del progetto e andiamo a inserire una nuova attività che chiameremo “Test”:



10.png

 

1) inseriamo il titolo

2) definiamo il progetto a cui fa riferimento l’attività

3) impostiamo una data di inizio, una data di fine è una scadenza tassativa

4) inseriamo anche una “riga del timesheet” per la durata di due ore

Dopo aver salvato, andiamo a vedere cosa accade nel portale. Dopo aver aggiornato la sezione “Progetti” vedremo:



11.png

 

Il nostro cliente saprà così che è presente una attività, che non vi sono problematiche e che il lavoro svolto fino ad ora è di due ore. Facendo clic sul progetto, entreremo nella vista kanban delle attività:



12.png

 

il nostro cliente saprà così che l’attività “Test” è nella fase di “analisi”, che fa parte del progetto “sviluppo modulo”, conoscerà la data di inizio dell’attività, conoscerà la data di fine “presunta”, conoscerà la scadenza tassativa delle attività, vedrà quante ore sono state impiegate fino ad ora su questa attività.

Volendo avere una visione ancora più approfondita dell’attività, il nostro cliente potrà cliccare sull’attività stessa:



13.png

 

Da qui è possibile accedere a numerose altre informazioni quali il dettaglio del timesheet oppure alle viste calendario o Gantt.

Il calendario riporterà per esempio la scadenza tassativa dell’attività:



14.png

 

La vista Gantt riporterà invece la timeline del progetto e delle sue attività:



15.png

 

Ma spingiamoci ancora oltre: supponiamo di voler comunicare alcune richieste al nostro cliente. Per esempio, potremmo domandargli se il test relativo a quest’ultima attività debba essere svolto in locale oppure on-line. Torniamo quindi alla gestione del progetto ed aggiungiamo il nostro cliente ai Follower (ricordandoci che per accedere alle proprietà del progetto sarà necessario, dalla sezione progetti, abilitare la vista ad albero).



16.png

 

Facendo clic sulla voce “Aggiungi altri” si aprirà la schermata per la scelta dei Follower:



17.png

 

1) inseriamo il nostro cliente come Follower

2) rimuoviamo il segno di spunta per l’invio della mail

Il nostro cliente è così stato inserito tra i Follower del progetto:

 


18.png

 

Dobbiamo questo punto definire le operazioni che verranno notificate al nostro cliente. Facciamo quindi clic sul menu a destra della scritta “Seguendo”. Da qui potremo scegliere le operazioni che ci interessano:



19.png

 

In questo caso al nostro cliente verranno notificate tutte le discussioni, le nuove attività, il cambio di fase di ciascuna attività e gli eventuali blocchi delle attività. Sarà opportuno svolgere la medesima operazione anche sulle attività di progetto. Una volta abilitato il nostro cliente anche come Follower dell’attività, andiamo ad inviare un messaggio al nostro cliente.

Sarà sufficiente accedere all’attività “Test” ed inserire il messaggio:



20.png

 

Vediamo cosa è successo nel nostro portale.



21.png

 

E’ stata così avviata una discussione tra noi ed il cliente. L’utilizzo di indirizzi email reali comporterà inoltre la notifica tramite la sezione “posta in arrivo” del portale.

Il nostro cliente potrà ora risponderci allegando eventualmente un file o ulteriori dettagli:



22.png

 

Sul fronte della gestione dell’attività, il sistema ci segnalerà che abbiamo ricevuto una nuova risposta:



23.png

 

Potremmo visualizzare la risposta direttamente all’interno dell’attività:


24.png

 

Questi pochi strumenti, combinati con la visualizzazione di fatture e preventivi, ed impostati di volta in volta in modo tale che il cliente possa visualizzare o addirittura modificare alcuni elementi, consentono di offrire un servizio di consultazione e dialogo semplice ed efficace. Si pensi ad un sistema in grado di fornire al proprio cliente informazioni relative a:

-          Preventivi
-          Fatture
-          Pagamenti
-          Progetti
-          Attività
-          Richieste di supporto

con un link dedicato ciascun cliente ed una password scelta (e modificabile) direttamente dal utente.

About the Author

Da più di 15 anni si occupa di integrazione di sistemi, usabilità e formazione tecnica (finanziata e non) in ambito informatico, medicale e delle risorse umane. Ha partecipato in qualità di coordinatore e valutatore a numerori progetti nazionali e comunitari inerenti lo sviluppo di incubatori d'impresa, il controllo di gestione ed i processi di internazionalizzazione. In qualità di consulente o formatore ha collaborato con numerosi enti ed uffici tra cui la Regione Lombardia, AIOP, FISM, Università di Padova, Università di Venezia... Nel 2006 redige, per conto della Regione del Veneto, un'analisi comparativa sui sistemi ERP utilizzabili nell'ambito delle filiere produttive in Veneto. E' Membro fondatore di OpenERP-Italia, la community italiana dedicata a OpenERP.
Devi effettuare il login per inviare commenti